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檔案加工流程介紹
注釋：我公司建議使用我們自己的檔案加工掃描軟件，這樣便于提高工作效率和精確考核工作人員的工作績(jī)效。
1、領(lǐng)取檔案
檔案領(lǐng)取由加工方專人負(fù)責(zé)，即由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)辦理領(lǐng)取檔案手續(xù)，其他人不得越權(quán)簽領(lǐng)檔案。
領(lǐng)取檔案時(shí)，加工方人員必須仔細(xì)與電腦登記的檔案號(hào)進(jìn)行比對(duì)，確保不要少、漏。領(lǐng)取時(shí)要檢查每一份檔案是否有缺頁(yè)現(xiàn)象，如有則拒絕接收，待檔案室更正后方能領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)雙方的經(jīng)辦人在交接本上簽名確認(rèn)。
2、整理檔案
2.1分類、排列
檔案按實(shí)際需求進(jìn)行分類，如可以按年代、按部門(mén)、按檔案性質(zhì)等條件進(jìn)行分類，每類再按照時(shí)間先后順序排列存放。
2.2>編目
歸檔文件依據(jù)分類方案和編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)×寬297mm×210mm)。
文件目錄裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置檔案號(hào)、分類、年份等項(xiàng)目。
2.3裝盒
將歸檔文件按時(shí)間順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
檔案盒封面標(biāo)明檔案號(hào)，人名等信息。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置檔案號(hào)、分類、等必備項(xiàng)。
檔案盒采用無(wú)酸紙制作。
備考表：備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。
盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
日期：歸檔文件整理完畢的日期。
2.4整理裝訂的標(biāo)準(zhǔn)
掃描前通過(guò)為檔案文件分類、排序、編寫(xiě)頁(yè)碼（此項(xiàng)用戶已經(jīng)完成）、平整、去釘、裱補(bǔ)、蓋章標(biāo)注等整理工作，保證檔案掃描時(shí)的安全、質(zhì)量和效率。掃描完成后按規(guī)范裝訂立卷。保證檔案資料無(wú)遺漏，無(wú)插錯(cuò)案袋。
- 對(duì)掃描檔案，在檔案袋正面固定位置蓋章標(biāo)示，以區(qū)分已掃描和未掃描案；在檔案閱卷記錄處記錄掃描處理情況（處理時(shí)間，頁(yè)數(shù)，備注等）；對(duì)復(fù)制件資料在圖像和數(shù)據(jù)庫(kù)中都要標(biāo)志為“復(fù)制件”。
- 原已規(guī)范裝訂的書(shū)本式文件，不能分拆。書(shū)本式文件若主件是原件，則其中附帶的復(fù)制件資料都當(dāng)作原件。
- 整理時(shí)發(fā)現(xiàn)的操作人員無(wú)法處理的放錯(cuò)案袋的資料，提交檔案館人員處理。
- 裝訂時(shí)打印新的卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄和檔案封面的紙張和字跡要求符合規(guī)范。
- 舊案袋上的歸檔號(hào)剪下，用白乳膠貼于新檔案封面上。
- 舊案袋的中所有作廢資料標(biāo)記上檔案號(hào)，集中提交檔案館人員處理。
- 要使歸檔文件齊全完整。已破損的文件先進(jìn)行修整，字跡模糊或易退變的文件先進(jìn)行復(fù)印。
- 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裱補(bǔ)和裝訂材料等符合檔案保護(hù)要求。
- 對(duì)于修裱成品盡量保持檔案原貌，不得損害原件上任何歷史痕跡，不得造成文字等信息洇褪擴(kuò)散；修裱成品具有較高的耐折度和撕裂度，以利于延長(zhǎng)檔案壽命；修裱成品應(yīng)薄且光潔、舒展平整、質(zhì)地柔軟。裱件不崩裂，不變形走樣，托紙與檔案原件不形成空殼；需要裝訂的檔案裱件，在修裱、整裁后留有裝訂邊，以便成卷成冊(cè)裝訂。
裝訂檔案時(shí)保持規(guī)定的卷內(nèi)文件順序。
2.5托裱
檔案托裱，主要是針對(duì)社保檔案中很大一部分醫(yī)療報(bào)銷發(fā)票，有些很多張發(fā)票層疊粘貼在一張A4紙上的，需要重要每張跟原來(lái)的托紙進(jìn)行分離，通過(guò)平貼的方式利用新的A4紙進(jìn)行平貼，要求表面平整，不能有多余的漿糊溢出，無(wú)翹起。最終能順利通過(guò)高速掃描儀，并與原來(lái)的檔案能連為一體。
3、掃描
通過(guò)掃描的方法把以紙介質(zhì)為載體的文件資料由模擬信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，并按一定的質(zhì)量要求對(duì)電子文件進(jìn)行加工和制作，然后存儲(chǔ)在磁盤(pán)或光盤(pán)介質(zhì)上，確保檔案電子圖像完整、清晰、無(wú)誤，保證圖像和檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)。
- 掃描方式。對(duì)于用黑白二值掃描無(wú)法正確反映其上彩色信息的檔案資料，以及彩色照片等，可使用彩色掃描；對(duì)于黑白照片及使用黑白二值掃描不能獲得清晰圖像的檔案資料，可使用灰度掃描；對(duì)于上述情況外的大部分檔案資料，使用黑白二值掃描。
- 選擇分辨率基準(zhǔn)：文字和字體較大的圖紙200dpi，字體較小的圖紙300dpi，照片100dpi?？筛鶕?jù)實(shí)際情況調(diào)整分辨率及其他相關(guān)參數(shù)。
- 對(duì)掃描方式和分辨率的選擇，符合以下原則：閱覽和打印圖像清晰（與原實(shí)體一致），圖像存儲(chǔ)量適中——A3以內(nèi)圖像的存儲(chǔ)量：黑白方式平均為100K以內(nèi)，彩色方式平均為300K以內(nèi)。
- 所有A0幅面以內(nèi)（包括A0幅面）的檔案資料按原幅面一次掃描完成，不作分幅掃描再拼接圖像。
- 對(duì)于特大檔案，我們采用數(shù)碼相機(jī)照相功能進(jìn)行加工錄入。
4、圖像后處理
盡管系統(tǒng)已經(jīng)具備了自動(dòng)去黑邊、自動(dòng)糾偏、自動(dòng)去空白頁(yè)的功能，但有些不能成功進(jìn)行自動(dòng)處理的，需要手工進(jìn)行精修的圖像還是需要進(jìn)行圖像后處理工序。
包括：去黑邊、糾偏、去空白頁(yè)、整理順序、裁減、調(diào)節(jié)亮度、旋轉(zhuǎn)。
對(duì)質(zhì)量不過(guò)關(guān)的圖像文件重掃。
5、錄入及目錄打印
盡管系統(tǒng)已經(jīng)具備了檔案頁(yè)屬性自動(dòng)識(shí)別的功能，一方面需要進(jìn)行對(duì)自動(dòng)識(shí)別的結(jié)果進(jìn)行校對(duì)，另一方面對(duì)于年代久遠(yuǎn)的非印刷體檔案、非標(biāo)準(zhǔn)格式的檔案，無(wú)法進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，依然還是需要手工錄入。
注釋：該環(huán)節(jié)為可選項(xiàng)，可根據(jù)實(shí)際情況決定是否需要錄入。
6、驗(yàn)收
由甲方組織驗(yàn)收，加工方進(jìn)行配合。依照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于驗(yàn)收不合格的檔案：
①驗(yàn)收實(shí)物檔案：對(duì)于整理/裝訂不合格的檔案退回到重新裝訂工序，重新整理和裝訂。
②驗(yàn)收電子檔案記錄：對(duì)于掃描不合格的檔案，退回到掃描工序，重新掃描。對(duì)于錄入不合格（包括目錄不合要求）的檔案，退回到錄入工序。
不合格部分經(jīng)過(guò)整改后，重新提交審核、驗(yàn)收。
7、歸還檔案
我們對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，確保無(wú)缺、失后歸還給檔案室，并在系統(tǒng)中進(jìn)行歸還登記。
數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)圖像：
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